Mit dem Königlichen Dekret 34/2020, vom 17. November, wurde eine vorübergehende Regelung über virtuelle Haupt- und Gesellschafterversammlungen im Rahmen der Corona-Pandemie getroffen, die bis zum 31. Dezember 2021 gilt. Mit der Reform des spanischen Gesetzes über Kapitalgesellschaften (Ley de Sociedades de Capital) vom 13. April 2021 trat eine dauerhafte Änderung der Regelungen zu Haupt- bzw. Gesellschafterversammlungen in Kraft. Insbesondere wurde der Artikel 182 geändert und ein neuer Artikel 182 bis eingeführt. In der Praxis bedeutet dies, dass die Satzungen der Kapitalgesellschaften vor dem 1. Januar 2022 abzuändern sind, um teilweise oder vollständig virtuelle Haupt- bzw. Gesellschafterversammlungen abhalten zu können, wenn dies in der jeweiligen Satzung bisher noch nicht vorgesehen war.
Gesetzgebung vor der Corona-Pandemie
Vor den Erlass des Königlichen Dekrets 34/2020 mussten Haupt- bzw. Gesellschafterversammlungen grundsätzlich unter persönlicher Anwesenheit abgehalten werden. Der vorherige Artikel 182 des spanischen Gesetzes über Kapitalgesellschaften erlaubte in Aktiengesellschaften (sociedades anónimas) jedoch die Teilnahme und Abstimmung auf elektronischem Wege, sofern drei Voraussetzungen erfüllt waren:
- Die Satzung der Gesellschaft musste diese Möglichkeit ausdrücklich vorsehen.
- Es mussten bestimmte Garantien hinsichtlich der Identität der Abstimmenden und der Sicherheit der elektronischen Kommunikationen vorliegen.
- Form, Frist und Verfahren der Ausübung der Gesellschafterrechte mussten in der Einberufung festgehalten werden.
Dies hatte zwei Konsequenzen: Erstens schien ein solches Vorgehen für Gesellschaften mit beschränkter Haftung (sociedades limitadas) nicht möglich zu sein und zweitens war eine ausdrückliche Satzungsregelung für solche teilweise virtuelle Hauptversammlungen unerlässlich.
In Bezug auf den ersten Punkt hatte der Beschluss der Generaldirektion des Notariats vom 19. Dezember 2012 dieses Vorgehen auf Gesellschaften mit beschränkter Haftung ausgedehnt mit dem Argument, dass der alte Artikel 182 diese Erweiterung nicht ausdrücklich ausschloss.
Was den zweiten Punkt betrifft, so entstand durch die Pandemie die zwingende Notwendigkeit, Haupt- bzw. Gesellschafterversammlungen ganz oder teilweise virtuell abhalten zu können, auch wenn diese Möglichkeit in der Satzung nicht vorgesehen war. Daher wurde durch das Königliche Dekret 34/2020 für das ganze Jahr 2021 erlaubt, dass sowohl spanische Aktiengesellschaften als auch spanische Gesellschaften mit beschränkter Haftung Haupt- oder Gesellschafterversammlungen mit virtueller Teilnahme und Fernabstimmung sowie Haupt- oder Gesellschafterversammlungen mit ausschließlich virtueller Teilnahme einberufen können.
Die Neufassung des spanischen Gesetzes über Kapitalgesellschaften
Zeitgleich mit dem Erlass dieser vorübergehenden Regelung begann der parlamentarische Prozess zur Reform des spanischen Kapitalgesellschaftsgesetz, um eine dauerhafte Lösung für dieses Problem zu finden.
In der Neufassung des Artikels 182 wird nicht mehr allein auf Aktiengesellschaften verwiesen. So können sowohl Gesellschaften mit beschränkter Haftung als auch Aktiengesellschaften in ihren Satzungen die Teilnahme an der Haupt- bzw. Gesellschafterversammlung auf virtuellem Wege mit den erforderlichen Garantien hinsichtlich der Identifizierung der Teilnehmer und der Einberufung (Bezeichnung von Form, Frist und Verfahren der Ausübung der Gesellschafterrechte) vorsehen. Die Geschäftsführer können auch verlangen, dass Wortmeldungen und Beschlussvorschläge vor der Haupt- bzw. Gesellschafterversammlung eingereicht werden, und in Bezug auf Gesellschafter, die während der Haupt- bzw. Gesellschafterversammlung ihre Informationsrechte ausüben, innerhalb von sieben Tagen nach Ende der Versammlung eine schriftliche Antwort zukommen lassen.
Andererseits regelt der neue Artikel 182 bis, der sowohl für Aktiengesellschaften als auch für Gesellschaften mit beschränkter Haftung gilt, die ausschließlich virtuelle Haupt- und Gesellschafterversammlung.
Erstens wird festgelegt, dass die Satzungsänderung, mit der die Einberufung von ausschließlich virtuellen Haupt- oder Gesellschafterversammlungen genehmigt wird, die Zustimmung von mindestens zwei Dritteln des bei der Versammlung anwesenden oder vertretenen Kapitals erfordert. Es bleibt aber die Frage in Bezug auf Gesellschaften mit beschränkter Haftung ob diese Voraussetzung des Artikels 182 bis kumulativ zur Regelung des Artikels 199 der spanischen Gesetzes über Kapitalgesellschaften anzuwenden ist (Satzungsänderungen benötigen die Zustimmung von mehr als der Hälfte der dem gesamten Stammkapital entsprechenden Stimmen).
Zweitens erfordert die Durchführung der virtuellen Haupt- oder Gesellschafterversammlung bestimmte Garantien für die Identifizierung und Legitimierung der Gesellschafter und ihrer Vertreter sowie dafür, dass alle Teilnehmer effektiv an der Versammlung teilnehmen können und dass die erforderlichen Maßnahmen nach dem Stand der Technik und den Gegebenheiten der Gesellschaft umgesetzt werden.
Darüber hinaus muss die Einberufung über die für die Anmeldung und die Erstellung des Teilnehmerverzeichnisses erforderlichen Formalitäten informieren. Außerdem darf es nicht erforderlich sein, dass sich die Gesellschafter mehr als eine Stunde vor Beginn der Haupt- oder Gesellschafterversammlung anmelden müssen. Formal gilt die Versammlung als am Sitz der Gesellschaft abgehalten.
