El nuevo Real Decreto sobre registro de la jornada laboral en España

Tras el intento fallido de aprobar la reforma que pretendía reducir la jornada laboral en España a 37,5 horas semanales, endurecer el registro diario de la jornada y reforzar el derecho a la desconexión digital, el Gobierno acaba de aprobar la propuesta de Real Decreto sobre el registro de jornada laboral, que desarrollará la obligación de registrar la jornada actualmente prevista en el art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. El borrador de la norma, impulsada por el Ministerio de Trabajo y Economía Social, se justifica en la necesidad de reforzar el control horario, garantizar los derechos laborales y promover la salud y el bienestar de las personas trabajadoras.

En la actualidad, se trata solo de un borrador que deberá ser objeto de informe o someterse a consulta de determinados organismos. En concreto, además del dictamen del Consejo de Estado, deberán emitir informe la Secretaría General Técnica del Ministerio de Trabajo y Economía Social; los Ministerios de Economía, Comercio y Empresa y de Transformación Digital y Función Pública; la Agencia Española de Protección de Datos; y la Oficina de Coordinación y Calidad Normativa, así como las organizaciones empresariales y sindicales.

No obstante, por su trascendencia y pese a que el texto no se ha aprobado todavía, conviene conocer cuáles son las principales claves de la propuesta, que resumimos a continuación:

Obligaciones y novedades esenciales del registro de la jornada laboral

El borrador de Real Decreto pretende regular en detalle la obligación que todas las empresas tienen de implantar y mantener un sistema de registro diario de la jornada laboral. Particularmente, la norma reglamentaria concreta cómo deberá organizarse, documentarse y realizarse el registro de la jornada, que deberá ser objetivo, fiable y accesible, y cumplir con las siguientes características:

• Digitalización obligatoria: según el borrador publicado, el registro deberá realizarse por medios digitales, asegurando la trazabilidad y la inalterabilidad de los datos.
• Contenido mínimo exigido: los asientos en el sistema de registro deberán incluir la identificación de la persona trabajadora; su régimen de jornada; la hora y minuto exactos de inicio y fin de la jornada, de las pausas y de los tiempos de espera; la modalidad de trabajo (presencial o a distancia); las horas que corresponden al ejercicio de derechos de conciliación, a flexibilidad horaria o a distribución irregular de la jornada; el inicio y fin de las interrupciones de la desconexión digital; la naturaleza de las horas (ordinarias, extraordinarias, complementarias), entre otros aspectos.
• Gestión de modificaciones: cualquier cambio en los registros requerirá la autorización tanto de la empresa como del trabajador, quedando constancia indeleble de la autoría y el motivo, así como de posibles discrepancias.
• Acceso y consulta: los empleados y sus representantes deberán poder acceder y obtener copia de los registros de forma inmediata, garantizando la protección de datos personales. También podrá acceder la Inspección de Trabajo y, además, de forma remota. La empresa deberá garantizar la confidencialidad y la protección de datos, minimizando la información personal tratada y asegurando el acceso restringido a los registros.
• Protocolo interno: Las empresas deberán elaborar, en consulta con la representación legal de los trabajadores, un protocolo de organización y documentación del registro, incluyendo un sistema de evaluación periódica.

El cumplimiento de estos nuevos requisitos exigirá la adaptación o sustitución de los actuales sistemas de registro de la jornada, lo que implicará una inversión significativa en tecnología, formación y revisión de procesos internos.

Plazos para la nueva configuración del registro de la jornada

La tramitación de la norma se va a hacer por el procedimiento de urgencia, que acorta los plazos, si bien no es previsible su aprobación antes de final de este año, puesto que deben emitirse el indicado dictamen del Consejo de Estado y los informes del resto de los organismos y Administraciones implicadas, así como de las organizaciones empresariales y sindicales.

En caso de aprobarse en estos términos, este el Real Decreto exigirá a las empresas una adaptación en tiempo récord, puesto que la norma prevé su entrada en vigor los veinte días de su publicación en el Boletín Oficial del Estado, lo que supone un plazo corto para adecuar los sistemas de registro de la jornada implementados actualmente en las empresas a las nuevas obligaciones que imponen una gestión más rigurosa, transparente y tecnológicamente avanzada del tiempo de trabajo.

Por tanto, es crítico para las empresas anticiparse a estos cambios, empezar a adaptar los sistemas y formar a la plantilla, mediante protocolos de tiempo de trabajo y su cómputo, por ejemplo, será clave para cumplir con la nueva normativa y minimizar riesgos.

Impacto para Empresas

Al margen del aumento de recursos materiales y humanos que las empresas deberán destinar para un funcionamiento diario puntual y correcto de su sistema de registro de la jornada, aquellas deberán prepararse para un mayor nivel de exigencia en materia de cumplimiento, ya que la Inspección de Trabajo podrá acceder a los registros de manera remota y en tiempo real.

La gestión del tiempo de trabajo se volverá más compleja habida cuenta de la mayor exigencia de un comportamiento diligente en materia de registro de la jornada que se impone tanto a la empresa como a las personas trabajadoras, obligadas a fichar de manera personal, puntual y varias veces al día.